Spoštovani uporabnik Microsoft Internet Explorerja!

Spletni brskalnik, ki ga uporabljate, ne omogoča polne funkcionalnosti spletnih portalov OZS. V izogib težavam pri delu s portalom vam predlagamo, da uporabite sodobne spletne brskalnike kot so Google Chrome, Mozilla Firefox ali Microsoft Edge.

Hvala lepa za razumevanje.
Postanite član OZS Izjemne ugodnosti, svetovanje, poslovna podpora ...
EVIDENCE DELOVNEGA ČASA

Ali ste že pripravljeni na spemembe evidentiranja delovnega časa?

13. 11. 2023
Avtor: Nina Ličar
EVIDENCE DELOVNEGA ČASA
Kot smo pisali že v enem izmed predhodnih blogov in tudi v dveh številkah revije Obrtnik podjetnik je 20. 5. 2023 pričel veljati Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), uporabljati pa se bo začel 6 mesecev po uveljavitvi, to je z 20. 11. 2023. Delodajalci torej nimate več veliko časa, da se na prihajajoče spremembe pripravite.

 

Večina sprememb se nanaša na evidenco o izrabi delovnega časa, v katero bo z 20.11.2023 potrebno vpisovati dodatnih 5 vrst podatkov (od št. 8 do št. 12), in sicer:

  1. podatke o številu ur
  2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa
  3. opravljene ure v času nadurnega dela
  4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca z oznako vrste nadomestila
  5. neopravljene ure, za katere s prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila
  6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestila plače in
  7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje z oznako vrste statusa
  8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela
  9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom
  10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa
  11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
  12. vpis tekočega seštevka ur v tednu, mesecu oz. letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa (delodajalec, ki evidenco delovnega časa vodi ročno, bo lahko podatek vpisoval tedensko).

Največ vprašanj se poraja v zvezi z beleženjem izrabe in obsega izrabe odmora med delovnim časom, pri čemer pojasnjujemo, da se bo beležilo zgolj dejstvo, ali je bil odmor izrabljen (DA/NE) in obseg, v katerem je bil izrabljen (npr. 30 minut). Beleženje ure nastopa in ure končanja odmora torej ni potrebno. Prav tako se bo način beleženja odmora prepuščal delodajalcem, torej ni nujno, da se čas izrabe vpiše neposredno ob izrabi odmora za vsak dan sproti, lahko je izraba odmora vpisana tudi vnaprej, če se npr. čas odmora pri delodajalcu izrablja konstantno ob vnaprej točno določenem času (delodajalec bo torej lahko že za cel teden ali mesec vnaprej v evidenco vpisal, da je bil odmor izrabljen npr. v trajanju 30 minut).

V zvezi z vpisom opravljenih ur v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa opozarjamo, da je bilo doslej potrebno posebej vpisovati le podatek o opravljenih nadurah, po novem pa bo potrebno ločeno vpisovati vse ure, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa. Gre zlasti za ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo, poleg seveda že sedaj obveznega podatka o nadurnem delu.

Posebno pozornost je potrebno nameniti tudi obveznostim delodajalca na področju obveščanja delavca o evidenci o izrabi delovnega časa, in sicer:

  • pisno bo potrebno obvestiti delavca o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec, in sicer do konca plačilnega dne, pri čemer se bo pisno obvestilo lahko poslalo tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec (ne pa na privatni e-naslov delavca!). Za obveznost seznanitve se bo štel tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec, pri čemer se mora pravica uresničevati brez prisotnosti delodajalca.

Pri plači za mesec november 2023 bo torej ta obveznost že veljala, kar pomeni, da bo delodajalec moral delavcu skupaj s plačilno listo vročiti tudi izpis iz evidence o izrabi delovnega časa za mesec november 2023, v kolikor ne bo izkoriščena katera izmed zgoraj omenjenih možnosti (pošiljanje na službeni e-naslov ali neposreden e-dostop delavca do evidence).

  • delavec bo enkrat tedensko od delodajalca lahko zahteval, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa, pri čemer se bo za obveznost seznanitve štel tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.

Trenutno v zvezi s hrambo evidenc niso povezane nikakršne posebne zahteve, od 20.11.2023 dalje pa se obeta pomembna novost – delodajalec bo moral na sedežu oziroma kraju opravljanja dela hraniti evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki. Ta določba bo prinesla vrsto neprijetnosti delodajalcem, pri katerih se delo vsaj deloma opravlja terensko, od doma ipd. V vsakem primeru je potrebno razumeti, da se okoliščine in organizacija dela pri posameznem delodajalcu razlikujejo, kar bodo morali upoštevati tudi inšpektorji pri inšpekcijskih pregledih. Menim, da je zdravorazumsko gledano potrebno slediti razlagi, da se na kraju opravljanja dela ne more voditi popolna evidenca o izrabi delovnega časa za pretekla obdobja oz. niti za tekoči mesec in bi tako morala zadoščati poenostavljena evidenca o izrabi delovnega časa za tekoči teden oz. morebiti tudi za tekoči dan (vpis ure prihoda in koriščenja malice, v kolikor je že bila koriščena). Kako bodo v praksi ravnali inšpektorji, pa bo pokazala praksa.

V veljavi ostaja tudi ročni način vodenja evidenc. Je pa določeno 2-letno obvezno elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa v primeru storjenih kršitev s strani delodajalca:

  1. pravnomočno izrečene globe po 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točki 1. odstavka, 2. ali 3. odstavka 217.a člena ZDR-1 (gre za prekrške povezane z delovnim časom: naložitev nadurnega dela delavcu s krajšim delovnim časom, določanje polnega delovnega časa, odrejanje nadurnega dela, razporejanje delovnega časa, nočno delo, odmori in počitki)
  2. pravnomočna izrečena globa po 1., 2., 3., 4. ali 5. odstavku novega 23. člena ZEPDSV-A (delodajalec ne vodi, ne hrani ali ne posodablja evidenc, navaja neresnične/nepravilne/nepopolne podatke, uporabi podatke za drug namen, ne preloži podatkov, ne obvešča delavca, ne hrani evidence/dokumentacije na kraju opravljanja dela)

Obvezno elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa pa bo potrebno tudi v primeru dogovora med delodajalcem in delavci o elektronskem vodenju evidence o izrabi delovnega časa (na prostovoljni podlagi).

Na koncu velja omeniti še kazni za prekrške, ki so določene v višjih zneskih (od 1.500 do 20.000 EUR), prav tako pa se določajo tudi novi prekrški in sankcije zanje na področju elektronskega vodenja evidence o izrabi delovnega časa (kazni od 3.000 do 20.000 EUR).

V praksi opažamo, da se pogosto zmotno meni, da evidenca o izrabi delovnega časa vsebuje zgolj prihod in odhod delavca, kar ne drži. Evidenca o izrabi delovnega časa mora od 20.11.2023 dalje vsebovati vseh 12 zgoraj navedenih podatkov (do vključno 19.11.2023 pa zgoraj navedenih prvih 7 podatkov) in izpis/kopijo takšne evidence mora delavec dobiti skupaj s plačilno listo.

Ministrstvo je objavilo tudi pojasnila ter odgovore na najpogostejša vprašanja in odgovore na področju evidenc, o čemer lahko več preberete v naši novici z dne 9.11.2023 TU.