Optimizacija poslovanja in usklajevanje operativnih nalog v podjetju

Dotaknili smo se že staršev, ki običajno »pozabijo«, da se bo treba enkrat tudi zares upokojiti. Opisal sem tipičen primer iz naše prakse. Danes bomo pogledali, kako sproti učinkovito usklajevati vse operativne naloge v kontekstu optimizacije poslovanja. To je 2. steber Inštituta M.O.S.T.

Ključno je, da se čimprej začne prenašati odgovornost na naslednike. Pomembno je, da nasledniki začnejo »z metlo v roki« in potem postopno prevzemajo vse več odgovornosti. Ta način je smiseln tudi za prevzem direktorske funkcije. Proces je smiselno začeti najmanj tri leta pred upokojitvijo staršev.

Osebno sem proces prevzema odgovornosti izkusil že kot osnovnošolec. Po končanem 7. razredu osnovne šole sem v počitniški praksi v domačem družinskem podjetju prvič stal pred stružnico. Takrat še klasično, saj CNC še niso obstajale. In dejansko stružil obdelovance za avtomobilsko industrijo. Uspešno. In tudi pometel sem svoj delavni prostor vsak dan sproti po zaključku dela. Natančno ob 14. uri sem predal delavno mesto popoldanski izmeni, šel na kosilo k babici in potem užival osnovnošolke počitnice s svojimi »pravkar zbujenimi« vrstniki.

Danes imam uspešno svetovalno podjetje, ki se ukvarja z učinkovitim prenosom družinskih podjetij na naslednike. Družinski posel je že pred desetletjem prevzel mlajši brat, s katerim sva že tretja generacija. Podjetje letos praznuje 55 let obstoja. Očitno nekaj delamo prav.  

Iskreno – v otroštvu mi ni bilo niti malo všeč, da je oče vztrajal, da med počitnicami vstajam zgodaj. Medtem ko so moji vrstniki poležavali do 12. ure, sem hodil na delo, poleg tega pa še pomagal pri družinskih opravilih.

Danes sem mu za to izjemno hvaležen! Naučil me je poprijeti za kakršnokoli delo. Mama me je naučila gospodinjskih del. Močno je pripomogla k temu, da mi ni težko postorit karkoli je pač potrebno. Izjemno sem jima hvaležen, da sta vztrajala pri svoji »trdi« vzgoji.

Kaj ima vse to zveze z naslovom tega zapisa? V resnici ogromno. Prenos družinske dejavnosti je moč uspešno izvesti zgolj v primeru, da se naslednike ves čas iskreno pripravlja na prevzem posla. To je predpogoj, da se lahko začnemo ukvarjati z učinkovitim nadaljevanjem poslovanja.

Usklajevanje vseh operativnih aktivnosti na rednih tedenskih sestankih

To počnejo vsa podjetja? Naj bi oziroma v teoriji vemo, da bi morali. Vendar običajno nimamo časa za to oziroma si ga ne vzamemo. Marsikateri podjetnik meni, da je to zgolj nepotrebno izgubljanje časa, ker se »itak« vse zmenimo sproti.

Komunikacija je že sama po sebi izziv družinskih podjetij. Družinski člani navade iz družine prenašajo v podjetje. To velja tudi za način komunikacije. Običajno se vse pomembne zadeve dogovorijo med kosilom, ali pa celo na družinskem pikniku. Je to res učinkovito?

To je bil izziv tudi v našem družinskem podjetju. Ko sem se po zaključenem vojaškem roku tudi uradno zaposlil, sem hitro ugotovil, da so zadeve vodene »ad hoc«. In to na vseh področjih.

Pisalo se je leto 1993. Za ta čas je bilo to popolnoma normalno, saj se je podjetništvo v Sloveniji šele uveljavljalo. Kasneje smo uvedli redne tedenske sestanke tudi z zaposlenimi. Naloga vsakega je bila, da si zapiše navodila in poroča o opravljenih aktivnostih.

Skoraj 30 let kasneje na Inštitutu M.O.S.T. ugotavljamo, da je v marsikaterem družinskem podjetju komunikacija še vedno ista, kot v devetdesetih letih! Česa v vsem tem času nismo razumeli, se naučili?

V 90. letih mi je bilo kot nadobudnemu mladeniču jasno, zakaj moram očeta in zaposlene prepričevati, kako nujni so tedenski usklajevalni sestanki in čemu služijo.

Ko me/nas danes stranke – starši ali nasledniki družinskih podjetij – prepričujejo, da oni ne potrebujejo usklajevalnih sestankov, ker se »itak« vse zmenijo sproti… sem res žalosten! Ker so očitno prespali dve desetletji … in to pri vsej sodobni tehnologiji in možnosti izmenjave informacij!?

Ja, vse to so izzivi družinskih podjetij. Naše največje stranke imajo nekaj 100 zaposlenih. Povsod je izziv isti. Tako pri najmanjših z nekaj zaposlenimi, kot tudi tistimi največjimi z nekaj 100 zaposlenimi. Tudi, če imajo redne sestanke, so pogosto neučinkoviti zaradi napačnega načina komunikacije.

Kaj naj bi se na sestankih dogovarjali? Kako tak sestanek poteka? Kaj se dejansko dogovorimo? To tudi zapišemo? Kako zasledujemo aktivnosti? Kaj se zgodi, ko se nekaj ne zgodi? Kdo za to ogovarja?

Nujno je, da se podjetniki in prevzemniki podjetij naučijo učinkovito komunicirati. S spremembo načina komunikacije v večini podjetniki pridobijo veliko časa, saj se poveča hitrost odločanja. Učinki takega vodenja so bili vidni takoj. Kljub pomislekom družinskih članov, tak način zelo dobro sprejmejo tudi zaposleni, ki si seveda želijo učinkovitega vodenja.

Kako je mogoče, da kdorkoli še vedno razmišlja, da redni tedenski sestanki niso nujni? 

Pri večini manjših družinskih podjetjih so redni sestanki zgolj izjema. Običajno enkrat ali nekajkrat letno direktor zaposlenim predstavi nekaj ključnih informacij. Je to pomembno? Da. Je učinkovito? Ne!

Pomembno je, da so redni tedenski sestanki najprej na nivoju ključnih zaposlenih. Le ti informacije in naloge prenesejo na zaposlene. Ali je drugače, če ima podjetje zgolj štiri zaposlene? Ne, ni drugače. Še vedno so sestanki nujno potrebni za učinkovito komunikacije.

Zakaj? Če se pogovarjamo »mimobežno«, nimamo fokusa na časovnico opravljene naloge. Nujno se je dogovoriti, kdo bo kaj opravil, do kdaj, in kaj se zgodi, če naloga ni opravljena. Kakšni so ukrepi. Če imamo časovnico, že vmes ugotovimo, da zadeve morda ne gredo po načrtu. Ukrepamo lahko sproti.

Po naših izkušnjah se pri vodenju »ad hoc« izgublja veliko časa in ustvarja slaba volja. Pojavi se tudi prerekanje, izogibanje odgovornostim itd. 25 let nazaj sem osebno tako raven komunikacije uvajal v naše družinsko podjetje. Začel sem optimizacijo poslovanja in komunikacija je ključni temelj bolj učinkovitega poslovanja.

Naš 2. steber govori o učinkoviti optimizaciji poslovanja! Vsebino najdete na www.most-institut.com. Če vas ta tematika zanima, nas pokličite za brezplačni informativni sestanek.