ZAKON O ZAŠČITI PRIJAVITELJEV – OPOMNIK ZA VZPOSTAVITEV NOTRANJE POTI

Kot smo že predhodno obveščali (dostop do originalnih prispevkov je tu in tu), je dne 22. 2. 2023 stopil v veljavo Zakon o zaščiti prijaviteljev (ZZPri)[1], ki prinaša obveznosti za zavezance, med katere se med drugim štejejo:

• subjekti v javnem in zasebnem sektorju s 50 ali več zaposlenimi;
• subjekti z manj kot 50 zaposlenimi, vendar najmanj desetimi zaposlenimi, če svojo glavno registrirano dejavnost opravljajo na področju zdravstva ali na področjih zbiranja, prečiščevanja in distribucije vode, ravnanja z odplakami, zbiranja in odvoza odpadkov ter ravnanja z njimi, pridobivanja sekundarnih surovin ter na področjih saniranja okolja in drugega ravnanja z odpadki;
• subjekti v zasebnem sektorju z manj kot 50 zaposlenimi, če tako določajo drugi zakoni, s katerimi se prenašajo akti Evropske unije, ali neposredno veljavni predpisi Evropske unije iz delov I B. in II Priloge Direktive 2019/1937/EU.

Ena od teh obveznosti je vzpostavitev notranje poti za prijavo kršitev. Za zavezance v zasebnem sektorju, ki zaposlujejo do 249 zaposlenih, se rok za vzpostavitev notranje poti za prijavo izteče 17. 12. 2023.

Komisija za preprečevanje korupcije (KPK) je kot pristojni organ po ZZPri pripravila nekaj osnovnih informacij o notranji prijavni poti, ki jih podajamo v nadaljevanju:

Poglavitni namen vzpostavitve notranje poti za prijavo je, da se kršitev obravnava znotraj zavezanca, torej tam, kjer je nastala in bila zaznana. S tem se po eni strani omogoča hitrejša in učinkovitejša odprava kršitev, po drugi strani pa tovrstna obravnava navadno pomeni tudi nižje stroške za zavezanca ter spodbuja krepitev integritete znotraj njegovega delovnega okolja in preprečitev krnitve njegovega ugleda navzven. Zavezanci vzpostavijo notranjo pot za prijavo kršitev tako, da:

• določijo poseben elektronski naslov in telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
• določijo ukrepe za preprečitev razkritja identitete prijavitelja;
• izmed zaposlenih imenujejo zaupnika.

Notranjo prijavno pot mora zavezanec podrobneje urediti z notranjim aktom, katerega obvezna vsebina je urejena v štirinajstem ods. 9. čl. ZZPri. V notranjem aktu zavezanec opredeli zlasti:

• zaupnika, po potrebi pa tudi administrativno osebje oziroma informacijsko podprt način prejema in evidentiranja prijav in morebitnega zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav;
• elektronski naslov, telefonsko številko ali druge kontaktne podatke za prejem prijav;
• postopek prejema notranje prijave in njene obravnave;
• ukrepe za preprečitev dostopa nepooblaščenim osebam do informacij o prijavitelju in drugih vsebin iz evidence prijav;
• obveščanje notranjih organizacijskih enot, odgovornih za odpravo kršitve, način seznanitve vodstva o obravnavi prijave;
• način informiranja zaposlenih in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca o načinu uporabe notranje poti za prijavo.

ZZPri v sedmem odst. 9. čl. zavezancem omogoča določitev zunanjega ponudnika storitve prejemanja prijav, pri čemer se morata zavezanec in ponudnik dogovoriti o načinu pošiljanja prejetih prijav zaupniku. Zunanji ponudnik je dolžan upoštevati določbe ZZPri glede varovanja identitete prijavitelja in zaupnosti. Razmerje med zunanjim ponudnikom in zaupnikom se uredi z notranjim aktom. Deveti odst. 9. čl. ZZPri nadalje določa, da si lahko zavezanci iz zasebnega sektorja z manj kot 250 zaposlenimi delijo sredstva za prejemanje prijav in preiskave prijavljenih kršitev. To je še posebej smiselno v primeru kapitalsko povezanih gospodarskih družb oziroma družb, ki so povezane v poslovno skupino. V skladu z navedeno določbo lahko zavezanci uporabljajo skupna orodja za preiskovanje prijavljenih kršitev, delijo rezultate preiskav in uporabljajo skupno službo, ki je ustanovljena za celotno poslovno skupino (npr. skupno službo za skladnost poslovanja, skupno revizijsko službo ali skupen oddelek za preiskovanje prevar).

V sistemu zaščite prijaviteljev je KPK osrednja institucija, ki pomaga prijaviteljem, zaupnikom in različnim nadzornim organom ter skrbi, da sistem notranjih in zunanjih prijav ter same zaščite prijaviteljev deluje v praksi. Učinkovita zaščita prijaviteljev je namreč predpogoj za pridobivanja kakovostnih informacij o koruptivnih ravnanjih in drugih nepravilnostih v družbi. Zato je zelo pomembno, da se ZZPri uspešno implementira in – še pomembneje – da se zaščita prijaviteljev nato tudi učinkovito izvaja v praksi. Nadzor nad tem bo izvajala KPK.

Informacije o vzpostavitvi notranje poti za prijavo, zavezancih in nalogah zaupnika ter odgovore na pogosta vprašanja v zvezi z ZZPri so zbrali na spletni strani KPK: https://www.kpk-rs.si/delo-komisije/zascita-prijaviteljev/.

Za dodatna vprašanja so na KPK dosegljivi na e-naslovu zzpri@kpk-rs.si.

Vzorci dokumentov, ki lahko zavezancem pomagajo pri izpolnitvi zahtev po ZZPri, so objavljeni na spletni strani MP.

Člani se lahko za dodatna vprašanj obrnete tudi na naš svetovalni center.